Tiedätkö, keitä ovat kiinteistösihteerit ja mitä he tekevät? Ei se mitään, ei tiennyt Minna-Mari Savolainenkaan ennen harjoittelujaksoaan Noste Isännöinnillä. Työharjoittelu poiki silloiselle opiskelijalle vakituisen työn, ja nyt kokenut aulapalveluhenkilö valottaa, mitä kaikkea isännöitsijätoimiston tietotoimiston töihin kuuluu.
Minna-Mari Savolainen tuli Nosteen harjoittelijaksi vuonna 2014. Nyt hän työskentelee kuudetta vuotta aulapalveluhenkilön ja toimistotyöntekijän vastuullisissa tehtävissä.
Siis mikä ihmeen kiinteistösihteeri?
Kun Savolaisen työharjoittelu alkoi Noste Isännöinnillä joulukuussa 2014, ei hänellä ollut lainkaan kokemusta isännöintitoimistoista, saati tietoa siitä, mitä kiinteistösihteeri tekee. Tämä ei ole epätavallista, sillä harva tietää, mitä isännöitsijätoimiston töihin kuuluu.
– Kaikille tulee isännöinnistä yleensä mielikuva talonmiehen työstä, kuten lippujen nostaminen salkoihin. En ole kylläkään käynyt laittamassa lippuja salkoihin, Savolainen naurahtaa. Huoltoyhtiö tekee lippujen noston ja kiireiset huoltotoimenpiteet, Noste Isännöinti puolestaan pitää huolen taloyhtiön hallinnosta, kirjanpidosta ja suunnittelee ennakoivat huoltotoimenpiteet, Savolainen tarkentaa.
Isännöintitoimistosta riippuen isännöinnin palveluihin kuuluu hallinnollinen ja kirjanpidollinen työ, mutta jotkin toimistot tarjoavat vain hallinnon palvelut, jolloin taloyhtiö yleensä tilaa kirjanpidon tilitoimistosta. Nosteella palveluun kuuluu kuitenkin aina molemmat, ja Savolainen itsekin on saanut kokemusta kirjanpidon töistä.
– Alun perin tulin toimistotyöntekijäksi asiakaspalveluun, mutta työssä oppii ihan huomaamattaankin muutakin kuin omia tehtäviä. Olen päässyt tekemään esimerkiksi kiinteistösihteerin, kirjanpidon ja laskennan tehtäviä. Jos vain kiinnostusta on, kiinteistösihteerinä pääsee tekemään vaikka mitä. Työ on joka päivä tosi vaihtelevaa!
– Ainoastaan isännöitsijän töitä en ole tehnyt, Savolainen lisää nauraen.
Työssä vaaditaan tarkkuutta, mutta ennen kaikkea uteliasta mieltä – opintotausta voi olla monenlainen
Savolaisella on taustallaan Jyväskylän ammattikorkeakoulussa suoritettu Degree programme of facility management, eli palvelujen toimintojen tuottamisen koulutus. Hän kuitenkin korostaa työssäoppimisen ja oma-aloitteisuuden merkitystä toimistotyöntekijän ja kiinteistösihteerin työssä.
– Koen, että koulutus ei täysin valmentanut työelämään. Välineet tulevat koulusta, mutta SWOT-taulukot ja tutkimukset eivät yksikseen ole kovin hyödyllisiä. Enemmän harjoittelut ovat tuoneet osaamista ja työkokemus on opettanut paljon.
”Kiinteistösihteeri on isännöintitoimiston tietotoimisto ja aivot.”
Savolainen korostaakin, että kiinteistösihteerin työhön voi hyvin lähteä monenlaisista opintotaustoista – kunhan asiakaspalveluasennetta, oma-aloitteisuutta ja oppimishalua löytyy. Joskus asiakaspalvelutilanteet voivat olla vaativia, joten myös pitkästä pinnasta on hyötyä.
– Uteliaisuus auttaa, ja halu oppia aina uutta on tärkeää. Joka päivä tulee uutta omaksuttavaa ja ennen kokemattomia tilanteita vastaan.
Kun tietoa tarvitaan, asiakkaat ja isännöitsijät kääntyvätkin usein kiinteistösihteerin puoleen.
– Meillä aulapalveluhenkilöillä ja kiinteistösihteereillä on sellainen rooli, että tiedämme vähän kaikesta kaiken, Savolainen kertoo. Me ollaan oikeastaan Nosteen tietotoimisto ja aivot, Savolainen kiteyttää toimistotyöntekijöiden ja kiinteistösihteerien työn osuvasti.
– Kaikkea ei voi tietenkään tietää valmiiksi, mutta me selvitämme kyllä vastauksen melkein mihin vain. Kukaan ei myöskään jää yksin, vaan aina tarvittaessa muut auttavat ja ohjeistavat. Aina saa kysyä, itsekin kyselen joka päivä jotain! Savolainen huudahtaa.
Työharjoittelu on loistava keino päästä kiinni työelämään, eikä mokia kannata pelätä
Kun Savolainen palaa muistoissaan omaan harjoitteluaikoihinsa, hänelle tulee mieleen ensimmäisenä jännitys uuden edessä. Erityisesti ensimmäisiin puheluihin vastaaminen tuntui suorastaan pelottavalta, mutta kollegojen tuki auttoi jännityksen yli.
– Kaikilta sai tukea, ja tuli olo, ettei tee töitä yksin. Eikä virheitäkään tarvinnut pelätä. Niitä tuli alussa ihan hirveästi, mutta virheistä oppii. Kukaan ei koskaan ihmetellyt, että mitä sinä siinä kämmäilit, Savolainen muistelee ja kiittää, että edelleen saa kollegoilta tukea vaikeissa tilanteissa.
Savolainen pääsi heti harjoittelun alussa kiinni oikeisiin töihin ja sai omia vastuualueita. Työharjoittelu kesti 4 kuukautta, ja sen jälkeen hän jäi osa-aikaiseksi työntekijäksi yritykseen. Lopulta kesätöiden jälkeen Savolainen vakinaistettiin Nosteelle kokoaikaiseksi työntekijäksi. Tarina ei ole harvinainen, sillä tyypillisesti Nosteelle kerran tulleet jäävät yritykseen mielellään töihin.
– Meillä ei juurikaan vaihdu porukka, oikeastaan ei olleenkaan. Kaikki, jotka tänne tulevat, jäävät.
– Yksi harjoittelija ei valitettavasti päässyt meille töihin, kun tällöin ei ollut tarvetta uusille työntekijöille. Hänet kuitenkin palkattiin toiseen isännöintitoimistoon, kun sai meiltä suositukset, Savolainen kertoo.
Kiinteistösihteerin työhön ei ehdi kyllästyä
Laskut, pankkiaineistot, tiliotteet, viitteet, isännöitsijäntodistukset, kokouskutsut, tiedotteet, kaupparekisteri-ilmoitukset, toimistotarviketilaukset – kaikki kulkevat kiinteistösihteerin pöydän kautta.
– Meille kuuluu vähän kaikki. Kahta samanlaista päivää ei ole, ja toisinaan saa ohjeistaa esimerkiksi, miten telkkarista saadaan kanavat näkymään ja kuinka netti yhdistetään, Savolainen kertoo.
Savolainen on isännöintitoimistossa jo kokenut tekijä, mutta uutta opittavaa tulee vastaan kaiken aikaa. Työhön ei varmasti ehdi kyllästyä.
– Tuntuu, että koko ajan on jokin muutos käynnissä. Tutustutaan uusiin järjestelmämuutoksiin, opetellaan lisäosia ja lakimuutoksia. Yksi iso mullistus oli esimerkiksi uuteen taloushallinnon järjestelmään, Fivaldiin, siirtyminen vuoden 2016 tienoilla. Nyt meillä on puolestaan ollut meneillään brändinmuutos.
– Ala ja järjestelmät kehittyvät jatkuvasti, ja niissä täytyykin pysyä mukana, Savolainen toteaa. En ole päivääkään katunut, en varsinkaan työyhteisön puolesta.
